Dal 1 luglio la fattura elettronica è diventata obbligatoria per quasi tutti i soggetti con Partita IVA e ne restano esclusi solo coloro che l’anno precedente hanno fatturato meno di 25.000 €. In questo caso l’obbligo di fatturazione elettronica scatterà nel 2024.
Con fatturazione elettronica si intende un sistema per cui il documento è prodotto in formato elettronico (xml) e inviato attraverso il sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Oltre a questo è fondamentale conservare le fatture in formato digitale per 10 anni. Si tratta di adempimenti resi possibili dai provider di servizi di fatturazione elettronica, che generano fatture e note di credito in formato XML e le inviano all’SDI in modo semplice e immediato.
Vediamo allora come funziona la fatturazione elettronica e i 3 software più conosciuti per creare e inviare fatture elettroniche.
Come funzionano le fatture elettroniche?
La fattura elettronica è un documento digitale che viene inviato al cliente tramite sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Questa controlla il file e verifica che sia conforme e contenga tutte le informazioni necessarie, compreso il codice destinatario o l’indirizzo email necessario a concludere l’operazione di invio.
Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico associato a ciascun operatore economico, comparabile ad un indirizzo dove vengono fatte recapitare le fatture elettroniche: nel caso di fatturazione elettronica tra privati sprovvisti di Partita IVA, sarà necessario inserire il Codice Destinatario generico “0000000”, sette zeri.
I migliori software per la fatturazione elettronica
Tra i software per la generazione di fatture elettroniche ce ne sono tre che devi conoscere assolutamente, vediamo quali.
Software Agenzia delle Entrate
Si tratta di un tool disponibile per Windows e iOS adatto ad ogni computer, indipendentemente dal sistema operativo. Si tratta tuttavia di uno strumento complesso e dall’interfaccia poco user friendly, che ha alcuni svantaggi:
- Non consente di sincronizzare le proprie informazioni con più dispositivi;
- Non consente l’archiviazione in cloud delle fatture elettroniche emesse.
Dato che funziona offline è necessario inviare successivamente le fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate andando nella sezione Fatture e Corrispettivi del sito ufficiale dell’AdE.
Software Aruba
Questo programma è disponibile per tutti i browser compresi gli smartphone e i tablet che funzionano con sistema Android e iOS e costa 25 € + IVA / anno. Si tratta di uno strumento per creare e inviare fatture elettroniche e che offre 1 GB di spazio di archiviazione, oltre a diverse funzionalità:
- Creazione e caricamento fatture in formato XML (con la possibilità di inoltrare una copia in PDF del documento via email);
- Invio e ricezione di fatture attraverso il Sistema di Interscambio;
- Possibilità di condividere i dati con il proprio commercialista (previa registrazione su Aruba);
- Monitoraggio di incassi e pagamenti di ogni fattura attraverso il gestionale Aruba.
Si tratta non di un software in locale da installare su PC, ma di una web app disponibile per tutti i browser e oltre alla versione web Aruba mette a disposizione dei clienti una app per Android e iOS.
Fatturazione elettronica con Fatture in Cloud
Anche in questo caso si tratta di una web app disponibile per tutti i browser e dispositivi Android e iOS con un costo di 8€ + IVA al mese pari a 96€ + IVA all’anno. Il software in cloud nel piano standard permette al cliente di inviare e ricevere fatture tramite il SDI, di registrare i propri F24 e di importare documenti come fatture elettroniche e anagrafiche da altre applicazioni per un totale di 400 documenti all’anno e 1000 contatti in rubrica.
I piani Premium proposti da Fatture in Cloud propongono funzionalità avanzate quali, ad esempio:
- Il tracciamento dell’apertura delle email;
- Digitalizzazione automatica delle fatture grazie al riconoscimento visivo;
- Sincronizzazione delle scadenze grazie all’integrazione con Google Calendar;
- Invio automatico dei solleciti (Plus)
- Multi utenza (Plus).
Non manca una app a disposizione del professionista per gestire la contabilità anche se non si ha a disposizione un PC.
In conclusione, la fattura elettronica dal 1 luglio entra nella vita di quasi tutte le partite IVA, ma grazie a software e app dedicate creare, inviare e gestire le fatture digitali non sarà un problema.
